Saturday, February 20, 2016

Apenas 3 dicas para Whatsapp e chat de equipes profissionais

Existem basicamente três tipos de chat nessa vida: chat com amigos (incluindo familiares), chat com clientes e chat com colegas de trabalho. Nos dois primeiros dificilmente haverão problemas, porque amigos querem se falar, e clientes querem falar com fornecedores. Tenho visto problemas na terceira situação: chat entre pessoas que trabalham juntas. A razão é óbvia... elas não querem se falar.

Cada nova tecnologia trás novas soluções, novos aprendizados e novos problemas. Não é de hoje que muita gente tem dificuldade com a escrita e com a leitura. A proliferação dos chats, a rapidez dos textos e a abreviação de frases só pioram a leitura e a escrita. Estamos vivendo uma situação de atrofia dessas capacidades em escala global.

As 3 dicas que tenho para equipes que usam chat, seja pelo Whatsapp, Messenger ou qualquer outro são as seguintes:

1) Evite usar o chat para assuntos profissionais de longo prazo, use somente para temas emergenciais, urgentes, efêmeros ou de curtíssimo prazo. Por exemplo: "olá por favor traga seis pães" é uma ótima frase para um chat, resolve algo urgente e efêmero. Mas nunca enviei o seguinte chat "olá, você vai ficar responsável pelo suprimento de pães". Este tipo de mensagem seria melhor por email, porque é um registro de responsabilidade, que posteriormente poderá ser resgatado. Além disso a tarefa por ser de longo prazo pode gerar questionamentos e um debate interminável no chat. No chat as frases vão se acumulando e as informações e acordos se perdem.

2) Não discuta problemas profissionais no chat, as pessoas não estão se vendo e não percebem as entonações de voz. As vezes passamos instruções complexas via chat (primeiro erro, deveria ser por email), as pessoas não compreendem e o debate começa. Pode ser o caso de telefonar, fazer um skype ou enviar um email.

3) Sempre que receber um conteúdo importante no chat responda simplesmente com um "ok" ou algo assim, sinalizando com boa vontade que você leu e está de acordo. Faz parte da etiqueta de internet. Até nos emails uma réplica deste tipo é simpática. Se essa gentileza for seguida poderá evitar até os dois outros problemas acima. Eventualmente um "ok, depois conversamos" é uma boa resposta que sinaliza a leitura e eventuais ressalvas que serão tratadas depois.

Vou dar mais um exemplo que ilustra as três dicas:
Falhou a entrega de um produto a um cliente. Procedimento certo: enviar um chat ao colega de escritório informando o acorrido e definir uma solução de curto prazo. Todos estarão de acordo que o problema precisa ser resolvido com urgência. O erro pode vir agora: no chat começam a trocar mensagens do porquê isso aconteceu, como poderia ter sido evitado, quais os novos procedimentos que passarão a ser adotados para evitar o problema... pronto... você arrumou um outro problema. O debate não terá fim, e as resoluções vão se perder no chat. Marque uma reunião sobre o tema ou troquem emails com calma.

Quer um atalho para evitar os problemas acima e ficar bem a vontade? Só use o chat com pessoas que usam bem o chat. Se você tem um colega que não usa bem o chat tome cuidado para não se estressar porque a comunicação poderá ser frustrante. Às vezes temos colegas que usam bem e podemos ter longos bate-papos sobre temas importantes, mas existem casos em que a conversa não é correspondida. Esqueça. Com esse colega seja telegráfico, seja simpático no chat, mas fale o mínimo dos mínimos. A menos que a empresa forneça um treinamento de uso de chat... (tipo pedir para o colega ler este artigo) o que sinceramente não sei se funciona, porque as vezes o interlocutor tem limitações estruturais para ler e escrever, ou não tem experiência em comunicação corporativa ou não quer aprender essa nova habilidade.

Sucesso e bons chats com amigos, clientes e colegas. Um abraço Ricardo Ramalho :)
PS: Ah!! O simpático sorrisinho :) ou aquele kkkk ou o rsrssrss amenizam bem e podem salvar vidas, no Facebook ou nos chats.

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